项目知识管理的技术要求

谈到项目知识管理，首先我们需要对整个项目的知识管理的需求进行一个分析，IT实施可以说是一种非常知识密集性的项目，在整个项目过程中将要涉及与产生大量的知识信息，根据源天知识管理平台项目实施的经验，一个普通的IT项目实施所产生的信息量必须以G来衡量。如此大量的信息如果没有组织管理起来，信息的搜寻与定位将耗费大量的时间成本，没有管理就无法使用，大量的知识就会像许多公司的局域网一样变成信息的垃圾堆。在IT项目过程中主要涉及以下的一些信息需求：

1 项目文档

  标准文档

这些文档的目的是提供项目实施方法，策略，风险，效益和假设等信息，以及有关项目资源需求的依据。具体来说，这些文档将是以下信息的唯一来源：

（1）实施范围：目标里程碑，成功因素

（2）实施方法：管理，环境，其他业务需求

（3）技术处理策略

（4）项目实施政策，风险和假设

（5）验收标准和需求改变管理

  文档规范

项目在实施过程中也会产生大量的阶段性的文件，为了方便对项目实施中的信息的统一还必须有基本的文档管理规范、各种文档的有基本模板，具体来说有以下这些文件：

项目工作日志

项目工作报告

项目小组工作计划

标准调研问卷

项目相关文档模板

项目知识库

2         动态信息发布

新闻

通知

3 项目组成员沟通

项目小组成员信息

 项目交流信息

bbs交流社区

4         电子工作流

公文流转

会议管理

项目信息管理

从项目组中不同项目人员层次来考虑，他们对于知识的需求也是大相径庭。他们对于知识管理的需求的重点是不一样的，具体的知识管理需求如下所示：

项目双方高层领导：了解项目的进展状况，为项目实施安排必要的资源，他们会比较关注项目管理的中的整体进展，有时他们会直接作出一些指示安排。

项目经理：对项目作出计划和安排，监控项目的进展，指导项目组成员展开工作。项目经理负责在项目知识管理平台中建立项目计划安排，发布通知，并把项目的人员工作与项目计划链接起来。

项目人员：明晰自己的工作任务安排及时了解项目中的工作信息。

知识管理是项目管理的推动器。它为整个项目实施提供了一个良好的知识管理平台，但是根据项目管理的本省的特性要求，要求项目知识管理平台还要考虑与项目管理相关的一些关键的技术要求。

首先，不能要求用户去学习了一种新的工作方法后才能使用他们的软件。用户的软件上集成的解决方案和基础结构越多，应该越少需要他们去放弃已经熟悉的工具。一个知识管理解决方案的成功与否最终要在人们与组织的信息之间的相互作用这点上来判断。如果用户需要改变他们的工作方法才能在一个知识管理系统内工作，那么培训的支出就会很大，而让用户参加这个系统的动力就会变得很小。

其次，项目知识管理平台能够把项目中所有的信息知识结合起来，项目中的信息变化万千而且涉及到项目计划、企业各层次人员、企业变革管理等。这就要求知识管理平台能够把所有的知识与信息集成起来，并且能够根据项目组不同人员的知识需求满足所求。

最后，由于项目中的利益关系人员有很强的流动性，如实施公司的顾问可能随时离开，企业的高层领导出差在外，但是关心项目的进展，这要求知识管理平台能够有很强的移动适应性，要求知识管理平台在使用上有很强的多种系统兼容性，因为由于技术上、时间上的差异，项目干系人的所使用的操作平台是五花八门的，有unix、linux、windows系统，时间与财务上的限制使得我们不可能要求所有的人使用统一的平台。

根据知识管理的内涵已经项目管理的要求，我们作为项目管理中的知识管理平台应该能够满足以下四个知识管理标准：及时、相关、标准、安全。

及时

有经验的项目经理都知道在项目过程中发生各种变更是项目过程中非常正常的现象，对于这些变更必须尽快的让项目组的成员了解，迅速调整个人的工作安排与计划，否则，在项目过程中发生项目拖延就是不可避免的了。因此对于项目中的各种信息需要尽快的发布出去，对于项目中的各种文档能够迅速的归档组织，而且项目知识管理平台与项目管理的各种技术可以有限的结合在一起，项目过程中的任何成果在上传到知识管理平台之后，可以迅速的反应到项目知识管理平台上去，通过项目知识管理平台，项目经理已经项目指导委员会等没有直接参与项目的成员也可以通过项目知识管理平台，及时了解项目实施的进展状况。

及时的另一个方面的意思是，利用知识管理平台的各种技术把各种知识组织起来，在需要的时候可以迅速的定位、发布、传播相关的资料，使知识的利用达到最迅捷的速度。而且也只有在信息技术的帮助下才使得这种需要成为可能，各种信息技术如搜索引擎技术，知识链接、知识地图、知识历程图等技术与方法，为信息化项目实施的知识管理提供了多种多样的工具。

协同

IT项目实施是一个牵涉面很广，它必然要求能够在知识管理平台上能够反应与响应在项目实施中的各种协同关联关系，同时作为项目管理的辅助工具也要求项目中的知识信息能够思想与项目管理的关联。

IT项目实施过程中设计多方面的协作。这些协作主要体现在：

.企业高层与实施方高层的协作

.企业项目小组成员与实施方小组成员的协作

.企业内部IT技术部门与其他业务部门之间的协作

.项目小组与企业业务部门的协作

.各层次计划间的协同

.实施不同周期的之间的协同

这些协同与协作，体现到知识管理平台上上表现为各种信息之间的关联与映射，在项目知识管理平台上可以清晰的看到各个项目组成员之间的关系，各种项目文档的流转程序，项目计划安排下的日程关联，项目组成员与项目计划之间的关联，项目文档与项目计划的关联，项目流程与项目文档之间的关联。

这就要求项目知识管理平台能够把这些信息整合到一起，使这些信息实现无缝链接。这对知识管理中知识的组织功能提出很高的要求，但同时，还要求在项目信息的储存与组织是足够简单、容易操作，否则，虽然知识管理平台从理论来说，可以实现知识管理的无缝链接，但是由于操作复杂，没有操作性，在执行中大打折扣，那么知识管理平台也就失去其实用的价值。

标准 

标准的要求也体现在两个方面：

第一个方面是要求，项目中各种知识的产生、流转过程符合项目实施时所规定的规范，要求项目组各成员按照规范发布信息，如项目中发生各种变更、风险等变化时，项目组成员要按照项目操作规范，进行报告，申请对项目计划进行调整，得到项目组领导批准之后，迅速把相关的变更信息通知到个人。而且这些文档必须保留，以供历史追溯。要求知识管理平台能够提供这样一个标准的知识处理程序。

第二个方面的要求是，项目中的各种知识都是以各种文件的形式体现出来，为了便于知识的检索与管理，所有的文件必须符合规定的文件格式规范。如文件的命名规则、文件版本的控制、各种文件的模板规定等等。这一点可以通过知识管理平台的操作规范以及发布标准的文档模板来实现。

安全

安全的要求体现在两个方面，主要是对信息的发布修改进行一定的控制，并且对于关键信息的发布必须加以审核，防止由于误操作或者别有用心的破坏，导致关键信息的损坏，或者不当信息的传播。第二个要求，是让项目组中相关的成员看到相关的信息，项目组有项目指导委员会，项目领导小组，项目组成员，从人员的构成来说又可以基本分为实施方与客户方，有些信息由于和一定的组织权力相联系，这些信息只能项目组领导成传阅，还有一些信息，由于各种考虑，如项目计划草稿，项目分析草稿等实施方可能考虑只能项目实施方成员内共享，这就要求项目知识管理平台能够从多方面满足项目阅读权限的控制需要。

作者：李志 中国科学院； 陈柯 中国航天科工运载技术研究院17所